Toda vez que um aparelho entra na sua loja, ele precisa existir fiscalmente em algum lugar. Se você comprou de um distribuidor, provavelmente recebeu uma nota. Mas e quando o aparelho vem de uma pessoa física, de um trade-in ou de um fornecedor que não emite documento? É aí que a NF-e de entrada entra em cena.

Muito lojista de celular ainda deixa esse passo de lado por achar complicado. O problema é que, sem a entrada registrada, o estoque fica "solto" do ponto de vista fiscal, o que gera dor de cabeça na hora de vender, emitir cupom e explicar a origem do aparelho para o contador. No Single, esse processo foi desenhado pra sair do papel em poucos cliques.

O que é a NF-e de entrada e por que ela importa

A NF-e de entrada é a nota fiscal eletrônica que a própria loja emite para registrar a chegada de uma mercadoria. Ela é usada principalmente quando o fornecedor não é obrigado a emitir nota, como no caso de pessoas físicas que vendem o celular usado, ou quando é preciso formalizar fiscalmente uma compra que chegou sem documento.

Pra uma loja de celular, isso acontece o tempo todo. Um cliente aparece querendo trocar o aparelho, aceita o trade-in, e aquele seminovo precisa ser incorporado ao estoque. Sem a entrada fiscal, você tem o aparelho na mão, tem o IMEI, mas não tem o lastro documental. Na hora de revender e emitir NFC-e, falta a origem.

Além da regularidade, a NF-e de entrada ajuda no controle do custo real. Ela registra para quem você pagou, quanto pagou, qual o CFOP correto e qual a origem da mercadoria. Isso vira dado histórico, útil tanto para a contabilidade quanto para análise de margem.

Antes de emitir: o que precisa estar configurado

Pra que a NF-e saia sem travar, duas coisas precisam estar prontas no Single: os dados da empresa com o certificado digital adicionado, e o cadastro do fornecedor de quem veio o aparelho.

Dados da empresa e certificado digital

No menu de configurações, o Single tem a tela de dados da empresa. É nela que você preenche CNPJ, endereço completo, logo e, principalmente, adiciona o certificado digital. Sem o certificado, nenhuma nota fiscal é emitida, porque é ele que autentica a comunicação com a SEFAZ.

Esse é um dos pontos em que a equipe do Single costuma ajudar bastante. Boa parte das lojas nunca mexeu com configuração fiscal antes e trava justamente aqui. Em vez de deixar o lojista descobrindo sozinho, o time configura a estrutura de acordo com a operação da empresa.

Cadastro do fornecedor

O fornecedor pode ser pessoa jurídica (um distribuidor) ou pessoa física (um cliente que trocou o aparelho). O cadastro é feito pela tela de novo cadastro, informando nome, CPF ou CNPJ, endereço e contato. Esses dados vão aparecer na NF-e, então vale preencher com atenção, principalmente CEP e UF.

Lançando o aparelho no estoque

A NF-e de entrada no Single é emitida a partir do lançamento do aparelho. Ou seja, você primeiro cadastra a entrada do aparelho no estoque e, nesse mesmo fluxo, consegue gerar a nota.

No lançamento você informa a data da compra, quem é o fornecedor, o tipo e a condição do aparelho (novo ou seminovo), marca, modelo, cor, armazenamento, IMEI e número de série. Preencha também o preço de compra e o preço de venda, porque é a partir dessas informações que o Single calcula seu lucro previsto e organiza o estoque.

Dica prática: aproveite o momento do lançamento para descrever as condições físicas do aparelho, principalmente se for seminovo. Riscos na tela, marcas de uso, saúde da bateria. Isso evita discussão depois, tanto com o cliente final quanto na própria loja.

Emitindo a NF-e de entrada no Single

Com o aparelho lançado e o fornecedor cadastrado, você acessa a opção de emissão de NF-e de entrada. A tela abre com os dados do fornecedor e do aparelho já preenchidos, puxados dos cadastros. O que resta é conferir e complementar o que for necessário.

Os campos que exigem atenção são três:

  • NCM: a Nomenclatura Comum do Mercosul do aparelho. Para celulares, normalmente é um código específico já conhecido pela contabilidade.
  • CFOP: o Código Fiscal de Operações. O sistema sugere uma opção, mas se a operação for diferente (compra de pessoa física, por exemplo), pode ser necessário ajustar.
  • Origem da mercadoria: nacional ou importada. O Single também apresenta uma opção pré-selecionada que pode ser alterada.

Depois de conferir, basta clicar em "Emitir NF-e de entrada". O Single se comunica com a SEFAZ, gera o XML e a DANFE e devolve a nota pronta pra ser enviada ao contador ou arquivada.

Casos comuns no dia a dia da loja

Trade-in de cliente pessoa física

É a situação clássica. O cliente chega querendo comprar um iPhone novo e oferece o aparelho dele como parte do pagamento. Você aceita, dá o abatimento, e aquele aparelho usado vira estoque da loja. Nesse caso, o fornecedor da entrada é o próprio cliente, cadastrado como pessoa física, e a NF-e formaliza a aquisição.

Compra de distribuidor sem nota

Acontece com fornecedores informais ou com lotes de aparelhos vindos de outras praças. Mesmo que o fornecedor emita algum documento, se ele não for uma nota válida, cabe à loja emitir a NF-e de entrada pra regularizar a mercadoria.

Peças e acessórios recebidos sem documento

Embora a NF-e de entrada no Single seja voltada principalmente para aparelhos, a lógica da regularização fiscal vale para toda a operação. Vale sempre alinhar com o contador quais entradas precisam ser documentadas e quais podem seguir outro caminho.

Benefícios que aparecem no médio prazo

Emitir a NF-e de entrada parece burocracia no começo, mas vira segurança depois. Quando chega uma fiscalização, quando o contador pede o histórico do ano, ou quando um cliente volta reclamando da origem do aparelho, está tudo documentado e rastreável.

Também muda a forma como você enxerga o estoque. Em vez de ter uma pilha de aparelhos "informais" misturada com os que têm nota, tudo passa a estar na mesma régua. O custo médio fica mais confiável, o lucro previsto reflete a realidade e a emissão da NFC-e na saída roda sem travar por falta de origem.

Pra quem vive atrás da bancada, isso significa menos tempo apagando incêndio e mais tempo vendendo. A nota deixa de ser um bicho de sete cabeças e passa a ser mais um passo natural do processo de compra.

Como começar hoje

Se você já usa o Single mas nunca emitiu uma NF-e de entrada, o próximo passo é simples: verifique se o certificado digital está adicionado nos dados da empresa, confirme com o contador os NCMs e CFOPs usados pela sua operação, e teste o fluxo com o próximo aparelho que entrar na loja. Qualquer dúvida na configuração, a equipe do Single acompanha de perto pra deixar tudo rodando.

Comece pelos aparelhos que vêm sem nota (trade-ins, pessoas físicas) e, aos poucos, transforme a entrada fiscal em rotina. Em poucas semanas, seu estoque estará regularizado, seu contador vai agradecer e você vai dormir mais tranquilo sabendo que a parte fiscal está em dia.